Les trésoriers délivrent sur tous les fronts face à une complexité et une exigence de réactivité croissantes. Sous contrainte de ressources, le besoin d’efficacité et d’adaptabilité est pressant.
L’automatisation est clé, et passe régulièrement par la case Excel… Une réponse qui relève quasiment du réflexe, Excel étant rarement benchmarké avec d’autres outils avant la mise en œuvre. Les raisons sont toujours les mêmes : les alternatives sont perçues comme coûteuses et longues à mettre en œuvre. Force est d’admettre qu’Excel présente souvent l’avantage d’arriver rapidement au résultat sans coût apparent particulier. Pour autant, au-delà d’une analyse ponctuelle, le choix d’Excel est loin d’être si évident.
Les outils : la face émergée des process
La vocation d’un outil est d’abord de servir un process. Or, l’efficacité du/des process concerné(s) n’est que très rarement mesurée en amont de leur mise en œuvre.
Avec nos clients, nous constatons que les process se superposent avec le temps. Les tâches s’accumulent et sont rarement revues et optimisées. L’objectif est souvent de faire comme avant, mais plus rapidement. Les explications sont nombreuses et légitimes : les ressources sont limitées, le quotidien reste prioritaire, etc. Toutefois, le résultat reste le même : certains process hérités de besoins antérieurs perdent en utilité et en pertinence.
Avant toute réflexion sur les outils – Excel compris – une cartographie des process nous semble indispensable. Elle doit positionner chaque activité parmi l’ensemble des process transverses auxquels elle participe. Elle s’accompagne d’une analyse de criticité, de complexité et de durée des process. Cette prise de recul permet de focaliser les efforts sur les process prioritaires et de garder une vision à long terme sur le choix/développement d’outils.
Excel, une valeur sûre ?
Fer de lance des financiers, l’outil est très accessible techniquement et généralement disponible sur tous les postes. Une solution qui semble idéale sur les plans techniques et économiques. Pourtant, certains inconvénients sont parfois sous-estimés, notamment :
- La complexité du modèle à réaliser suivant le besoin d’automatisation (ex: langage VBA),
- La capacité technique de l’ensemble des équipes à construire, maintenir et faire évoluer le modèle,
- La sécurisation et le contrôle qualité des données,
- L’absence de responsable dédié à la maintenance du fichier,
- La tendance au « versioning » des fichiers avec des personnalisations, voire des erreurs
Certains de ces risques sont parfois couverts par verrouillage du modèle, formations, modes opératoires…
Il apparait néanmoins que la flexibilité d’Excel est tout autant son principal avantage que son inconvénient majeur. La perte de connaissance et la perte d’efficacité dans le temps font partie intégrante du RoI d’Excel.
Restons réalistes : Excel reste une bonne solution pour des tâches et des reportings simples ou ponctuels. C’est pour des tâches plus complexes ou récurrentes qu’Excel verse souvent dans la fameuse « usine à gaz ». Paradoxalement, plus le modèle est simple à utiliser, plus sa construction est technique…
Solution logicielle de marché, l’alternative ?
La solution logicielle est souvent écartée car jugée trop coûteuse, trop longue à mettre en place ou encore difficile à interfacer. Elle est également perçue comme créatrice d’une dépendance à un nouvel éditeur avec l’élargissement de l’écosystème logiciel interne.
Dans certains cas, cela est vrai. Il n’en demeure pas moins qu’il est indispensable de mener une analyse préalable.
En premier lieu, il est important de bien connaitre la capacité des outils actuels à intégrer des fonctionnalités spécifiques. La solution logicielle n’induit pas systématiquement un nouvel outil. Parfois, l’écosystème logiciel existant dispose déjà des fonctionnalités nécessaires qui sont sous- exploitées voire inconnues. Il nous arrive régulièrement d’informer nos clients qu’ils ont déjà l’architecture pour répondre à leur problématique.
Si ce n’est pas le cas, l’étude de solution de marché est vertueuse. Aujourd’hui, de nombreux éditeurs proposent des outils de niche dédiés au métier de la trésorerie. L’idée n’est pas de souscrire à une multitude de solutions avec autant d’éditeurs à gérer. L’objectif est bien de cibler les partenaires et solutions les plus pertinents qui permettront de:
- Optimiser/développer l’activité,
- Favoriser l’autonomie des utilisateurs/administrateurs.
- Garder une cohérence au sein de l’écosystème logiciel de la trésorerie
Le budget associé au choix d’une solution logicielle est souvent le principal frein. Aussi, un calcul de RoI prenant en compte les coûts à la fois directs (licence, déploiement logiciel,…) et indirects (temps passé au développement, à la maintenance , au contrôle de fiabilité des chiffres calculés) est un exercice indispensable. Pour les équipes métiers mais aussi pour les équipes DSI qui sont fréquemment consultées, le temps passé peut s’avérer beaucoup plus conséquent qu’anticipé.
L’expérience le montre, les solutions de marché ne sont pas exemptes d’instabilité. Cependant, les éditeurs maitrisent ce risque pour leurs clients et leurs services support permettent de résoudre la plupart des problèmes rapidement.
Le besoin est propre, la solution aussi
Vous l’aurez compris, nous conseillons une phase d’analyse objective avant la prise de décision. Excel ou logiciels d’éditeurs spécialisés, la réponse vient d’abord du process et de l’écosystème informatique à la disposition du trésorier.
Kleber Advisory accompagne ses clients depuis la phase d’analyse (cartographie, analyse de process, notation des indicateurs clés et recommandations) en passant par la mise en œuvre (développement modèles excel ou assistance sélection et déploiement de solution) jusqu’à la conduite du changement (formation et support aux opérationnels).
Fort de notre expertise et de notre benchmark actualisé de solutions de marchés nous intervenons régulièrement sur les sujets impliquant les outils dédiés au métier de la trésorerie.
Pour plus d’informations n’hésitez pas à nous contacter sur Linkedin ou sur support@kleber-advisory.com
